13个要点，带你了解整个线下活动筹备过程

做活动是一个运营的家常便饭，无论是线上活动还是线下活动，若心里有一套完整的流程，准备起来就会简单顺利多了，来看看作者根据实际经验得出的13个做活动的套路吧。

无论是线上活动还是线下活动；无论是从用户获取维护的角度出发，还是从产品宣传推广的角度出发；每个运营，每年都要做好几场活动。

线上活动的形式和玩法都很多，相对来说，线下的活动会更加套路化一些。

此前我做线下活动的经验比较少，但最近一个月，我策划、跟进、执行了一场线下活动后，找到了做线下活动的13个套路，涵盖整个活动周期。

上图主要是依据我之前策划执行的姑婆G Talk上海沙龙的经验而成，对于线下的沙龙、会议、分享类的活动都比较适用。接下来，具体说说每项细节。

一、活动前：漫长的筹备期与执行期

我把活动正式开始之前的时期，都称之为活动前，具体又分为筹备期和执行期。

其中筹备期是指对活动策划、构想阶段；执行期则是确定好活动主题后，去不断推进活动进程。

1.策划案

想做活动，策划案要先行。一份完整的活动策划案，应该包括以下几点：

包含了这些要素的策划案，能让***明白你要做一场什么样的活动，活动的目的是什么，活动效果是怎样的。

而其中，比较重要的是活动目的。

活动目的，不外乎名与利两种。设定好活动目的后，要根据活动目标去设定和判断本次活动的预期效果、活动风险，这有利于你更好的去把控整场活动。

2.时间预测（数据为往年仅供参考）进度表

如果你提交的策划案被上级同意了，我的建议不是立刻撸起袖子加油干，而是先去列一份活动时间预测（数据为往年仅供参考）进度表。

从我和一些活动运营的沟通来看，很多人反映***的活动效果不是很理想，原因就在于活动的时间预测（数据为往年仅供参考）节奏没有把握好。节奏一乱，活动也乱了。

我的经验是列一个时间预测（数据为往年仅供参考）进度表，规定每段时间预测（数据为往年仅供参考）内要做些什么，由谁负责，deadline前必须把东西给到，保证全员配合默契，井井有条。具体如下图：

执行起来也很简单，主负责人按这些要素制作一个Excel表格（或者是teambition等可以进行线上协作办公的软件）给到所有人，大家按时记录和汇报即可。

3.招商PPT

对于线下活动来说，不花钱是不可能的。因此，活动前期需要准备好招商PPT，来以此获得更多的资金支持，减少自己的活动成本。

一份完美的招商PPT，颜值在线自不必说。其次是要保证内容，简而言之，你要给你的招商对象看到以下内容：这个活动是什么，这个活动能给你什么，你需要回馈我什么。

“我能给你什么，你能给我什么”这是商务合作的基础和前提，不能匹配的合作都是在耍流氓。

当然，在做商务合作时，也不一定要给钱才行。

如果双方能进行资源置换，也是可以合作的。比如，对方免费给你提供场地，你为场地进行宣传。

4.场地与嘉宾

对线下沙龙、会议、讲座等活动来说，场地和嘉宾是非常重要的。筹备期内一定要先确定好场地和嘉宾，否则会非常影响活动周期和节奏。

对于场地的选择，我个人一般都会有以下几个考虑：

价格：场地的价格成本一定要控制，能以资源置换的形式免费获得，那是比较好了。如果实在不行，也要以搭载资源置换的形式去获得较低的价格空间：要根据活动预期人数选择能够足够容纳的场地交通：交通便利很重要，地铁附近是***设备：主要看场地方是否能提供音响、话筒、LED屏幕、桌椅等一些会议必备的设备

而最终确定的场地，应该是以上几点因素综合后的***选择。

其次是嘉宾。如何去挑选一个合适并有影响力的人来做分享，从而吸引更多的人来报名参加活动呢？我一般是这么操作的：

根据活动主题筛选出行业内较为出名的个人或者企业利用“六度空间分割”理论，去找到那个人和嘉宾沟通，通过他的业务经验、个人履历来判断他是否可以胜任嘉宾一角色

从我个人的角度来看，找到合适的嘉宾关键是看人脉资源。因此，平时可以多交朋友，多积累一些人脉资源。

活动早期的所有细节搞定了以后，紧接着就要进入到正式的准备阶段了，这个阶段你需要去不断宣传你的活动，尽可能吸引更多的人来报名参赛。

5.活动文案

活动文案，是用来吸引用户报名的。好的活动文案，可以吸引更多的人来报名。

目前，比较流行的活动文案主要有两种，一种是简单粗暴版，一种是故事引入版。

简单粗暴版的文案，一般都是随便唠嗑几句，然后开始介绍活动。这种活动文案，一般阅读量都不太高，但胜在清晰明了，转化率高。

还有一种文案，是偏向软文，一般是由励志故事、心灵鸡汤或者是干货引入，结尾再猝不及防给你个活动报名海报。这类文案比较适合在合作推广的平台上发布。

但不管用这两种文案里的哪一个，一篇活动文案都要包含以下几个活动内容：

多说一句，如果你是在第三方报名平台上进行统一报名的话，建议要提前在报名平台上发布活动。因为平台还要对活动进行审核，活动报名链接要在审核后才能拿到。

6.活动物料

一场沙龙活动，所需的物料其实很多，基本上各个环节，各个时期内都需要做图制作物料。大致如下图：

我一般会根据活动类型和团队规模来做出物料删减和扩充，必不可少的是活动海报、现场易拉宝以及邀请函。

在这块儿，建议运营们掌握一些做图、制图的能力，当团队里没有设计师或者设计师很忙的时候，你也可以自己上阵，不至于被打乱时间预测（数据为往年仅供参考）节奏。

7.活动报名与用户维护

活动一旦开始，接受用户报名后，这个时候就要做用户维护了，这样做一是你可以对来参加活动的用户做到比较了解，二是可以让到场率变得高一些。

现在比较普遍的用户维护方式，是将所有用户拉进微信群里。

但你若是走统一报名平台的话，即使你留了微信号，也不一定能保证所有报名的人都会来加你微信。这个时候，你可以通过发短信、打电话、让报名者邀请（因为有时是大家组团报名）等方式把用户拉进群里。

8.活动宣传与推广

整个活动，有两大块最重要，一块是现场执行，另一块就是宣传推广。

宣传推广有两个大作用，一是吸引更多的人报名参加活动，另一个是让行业内注意到你办了一场不错的活动，提高知名度。

宣传推广一般从可以从以下几个角度出发：

其中，需要作出说明的是：

外联媒体平台宣传：这一块就需要活动负责人和执行人去联系了，选择一些和自家活动主题类似的媒体平台进行宣传。这种合作，以资源置换为***合作方式。像活动平台的宣传，也是一样，需要去主动联系，但活动平台一般收费比较多。行业好友宣传：建议选行业内有些影响力和话语权的好友。报名用户宣传：一般来说，用户的社交圈子是比较一致的，让报名用户帮忙宣传的话，可以撬动更多对活动感兴趣的人。但这比较好是以优惠的方式，比如减免报名费。行业组织、社群：找到和活动主题类似的社群和组织，让他们帮忙宣传或者集体报名。其他方法：诸如发邮件、微信一对一联系等等，都可以尝试，也会有一点效果，但是相对来说，用户体验不是很好。9.各方沟通与对接

其实在整个活动准备期中，基本就是在和各方做沟通与对接，比如嘉宾、场地、合作方等。

但我在沟通中发现很多人喜欢拖，明明答应你周三给你一样东西，但到周五还没有给你。这样的情况，就会大大的拖慢你的进度和效率。

怎么办呢？很简单的方法，不停地催。如果催了也没用，就让你的上级或者对方的上级去催，虽然方法有些不厚道，但能保证进度。

二、活动中：踩点、分工与现场执行10.活动前的准备

如果活动举办地不太远，一般活动的当天上午要去现场踩场。如果活动举办地比较远，那就要提前***去踩场了。

踩点主要是为了了解现场，做人员分工和现场布置。

了解现场时，要调试音响等设备、测试PPT、测试话筒、规划一下现场、了解洗手间等位置在哪里，这些细节在踩点时都要把控到，做到心里有数。

其次是布置现场，虽然是沙龙类活动，不需要太花哨，但还是要简单布置下，保证现场的气氛和专业性。

***，是活动现场的分工与执行。一场200人的活动，需要一位主负责人、一位负责指引、一位负责签到、一位主持人、一位控制气氛、一位拍摄照片、一位速记，还需要一位stand by。这么一看要8个人才可以，但若是人手不够，4个人也可以。因为上面说的事情一些事情可以错开来，一个人可以负责两件以上事情。

11.活动现场执行

做了那么久的准备，最重要的就是活动当日了。

如果前期做的好的话，活动当天会比较省力，基本只要注意一些小细节就可以了。比如：

活动秩序很重要。线下讲座、会议、沙龙类活动容易出现现场嘈杂的情况，这便需要一个把控现场秩序的人去不断维护的。现场氛围要活跃。做沙龙互动，其实很讲究互动，尤其是一个嘉宾讲完，底下的用户要能有反馈。要想产生互动，关键在于嘉宾能抛梗，另一个则是要有一位能调动气氛的主持人。其次要注意到一些容易产生失误或造成不完美的小细节，比如活动开始前要做指引，方便大家能快速找到场地；上一个嘉宾讲完后，要及时调出下一个嘉宾的PPT；遥控笔要提前教会嘉宾使用等。这些细节，你可能不会注意到，但能参加活动的人都是会看在眼里的。三、活动后：活动总结和活动简报

活动结束了，并不代表你的活动运营也结束了。这个时候，你还需要做的事情是进行活动总结和活动简报。

12.活动总结

活动总结的目的是总结经验与活动成败，帮助你之后做其它活动更顺利。

做活动总结，可以邀请现场执行的工作人员，一起开会讨论活动失误和成功的地方。也可以咨询来参加活动的人，听听他们的意见。这样做出来的活动总结，是比较完整和全面的。

13.活动简报

活动简报是给谁看的呢？一是给公司内部***、同事看的，二是给赞助商、合作方看的。

因此，活动简报里要呈现的内容为：这个活动是什么样的，这个活动做了哪些宣传，这个活动有哪些合作方参与进来，这个活动的效果如何等。简报要做得高大上，突出活动很成功，让各方都满意。

以上，是我关于做出一场成功的线下活动的一些小经验。从整体来看，我认为做一场活动一定要考虑到以下几个因素：

活动进度（节奏）活动宣传推广活动现场气氛活动目的及效果（如收入、影响力等）

牢牢把握这4个方向，再配合我提供覆盖活动完整周期内的13个小经验，就无需担心办不好一场精彩、成功的线下活动了。

本文作者@善小花   由(青瓜传媒)整理发布，转载请注明作者信息及出处！

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